¿Qué son las tablas dinámicas de Excel?

Las tablas dinámicas son una una manera que nos ofrece EXCEL para ordenar los datos de otra tabla, para presentarlos de una forma más práctica, con este sistema de trabajo nos ahorramos además un montón de funciones SUMAR.SI, SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI, CONTAR.SI.CONJUNTO ya que nos ofrece los datos ordenados por cualquier campo que le indiquemos.

Las tablas dinámicas es una forma de ahorrar tiempo, se podría hacer con fórmulas o funciones.

tablas dinamicas 01

PREPARAR DATOS

Los datos que vamos a utilizar tienen que tener el formato de tabla, es decir, estar organizados en columnas, con encabezado; como en las tablas dinámicas se va a trabajar con grandes cantidades de datos es recomendable convertir los datos a tabla, sólo hay que pulsar en la opción TABLA en la pestaña INSERTAR y, claro, ponerle nombre.

02 nombre de tabla

A la izquierda los datos originales, estructurados; a la derecha una mini tabla dinámica en la que ya están ordenados por categorías y sumados los totales de cada categoría, como puedes imaginar también podríamos haber calculado lo que supone de porcentaje cada apartado frente al total y algunas cosillas más.

CREAR TABLAS DINAMICAS

Ahora podemos insertar la tabla dinámica, en INSERTAR>CREAR TABLA DINÁMICA, nos pedirá el rango y el lugar dónde queremos insertarla.

En la parte derecha tendremos la lista de campos, con los filtros y las etiquetas, que nos permitirán configurar cómo mostrará los datos nuestra tabla dinámica.

03 insertar td04 insertar td

ORDENAR/FILTRAR DATOS

En la lista de campos vemos varias categorías:

Filtros: Para filtrar la tabla entera

Columnas: Permite organizar la tabla por columnas, por ejemplo por vendedores.

Filas: Filtramos la información por filas, en este caso por concepto y categoría.

Valores: Los totales, puede ser sumas, contar…

05 configuracion campo td

Para cambiar el tipo de valores que se muestran o cambiar el formato en que se muestran pulsamos sobre el organizador de tablas dinámicas sobre los valores a cambiar:

Sobre nuestra tabla de gastos domésticos del mes de enero vamos a hacer algunos cambios:

He añadido el campo importe a los valores y lo fuerzo para que se muestre como porcentaje del total y la cuenta de CONCEPTO para saber cuántas veces hemos salido a cenar o hemos llenado el depósito de gasolina, como ves también se le puede cambiar el nombre al campo.

06 configuracion campo td

ALGUNOS EJEMPLOS MÁS

Gastos domésticos: para que sigas trabajándolo

Salarios: para ver qué departamento gasta más, cuánto gastamos en cada categoría, qué porcentaje representa respecto del total, cuántos especialistas hay y cuánto cobran, etc.

Cafetería: podemos ver qué mesa nos funciona mejor o qué camarero ha servido más consumiciones, etc

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