Combinar correspondencia con Word

Usamos combinar correspondencia el Word para crear varios documentos idénticos en los que sólo varían unos datos, así podríamos crear varias cartas para varios destinatarios con el mismo texto.

En el ejemplo que vamos a hacer vamos a enviar una carta a los propietarios de las mascotas que tienen la vacunación pendiente

Lista para combinar correspondencia

[Descargar lista]

Antes de empezar necesitamos un listado con los nombres, puede tener varios formatos (Excel, una lista en Word, bases de datos, etc) nosotros vamos a usar una lista en Excel, que será lo más habitual. Si no lo tienes, hazlo ahora, que luego se complica todo.

Cuando lo tengas, guárdalo y ciérralo.

También necesitas el documento que le vas a enviar a tus clientes y sobre él insertaremos los campos de la lista de datos.

El nuestro será como el de más abajo, sustituyendo las palabras en negrita por las que tenemos en la lista, Word creará varios documentos uno por cada una de las filas de la hoja de datos.

Carta base para combinar

Ya que tenemos todo preparado vamos a la cinta de opciones, al grupo correspondencia y elegimos Documento normal de Word, las otras opciones son plantillas que trae Word.

Iniciar combinación de correspondencia

Y ahora le decimos que queremos insertar los datos de la lista que teníamos antes:

Lista existente006

(Este cuadro sale porque el archivo de excel tiene dos hojas, marca la primera)

Ahora cambiamos los textos que tenemos por los campos de la lista:

Insertar campos combinados

Verás que pone «PROPIETARIO», es el nombre de la columna de la lista de datos, pero si te molesta podemos previsualizar cómo quedaría el documento en el botón “Vista previa de resultados”

Vista previa de resultados

Continuamos con todos los campos que queremos combinar

Carta combinada

Los campos ya sabes que se puede ver el texto que aparecería y se pueden formatear como cualquier texto: cambiar tipo de letra, tamaño, estilo, etc.

Ya sólo nos falta crear los documentos:

Crear combinación

Con esto tendremos un documento con tantas páginas como registros haya en la lista, incluyendo los que tienen la vacunación pendiente y los que no.

Para enviar la carta solo a los que tienen la vacunación pendiente

Filtrar datos

Verás que ya hay menos registros, solo los que tienen la vacunación pendiente, podríamos haber pedido los que son de determinada provincia o cualquier otro criterio, y volvemos a crear la combinación para que, ahora sí, salga correcta.

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