Excel. Suma rápida por categorías. Subtotales

En Excel los subtotales son una forma de ordenar datos y obtener de forma muy rápida una clasificación de éstos, totales, promedios y cuentas, de forma más sencilla que con las tablas dinámicas, aunque mucho menos potente.

Antes de utilizar esta herramienta es preparar los datos, necesitamos que estén ordenados ya que Excel irá leyendo datos y calculando con cada cambio, imagina si no están ordenados sumará varias veces la misma provincia, por ejemplo, considerándola distinta.

Datos sin ordenar

Datos ordenados

En este ejemplo si queremos calcular lo que se ha vendido en cada mesa pues ordenaremos por mesa, o si queremos ver cuántas mesas ha atendido cada camarero ordenaremos por camarero

Cuántas consumiciones ha tenido cada mesa

En este gráfico hemos contado cuántas consumiciones ha tenido cada mesa: En la columna mesa, hemos usado la función cuenta y se ha añadido en cualquier columna (le ha caído a Medio de pago)

Ahora vamos a añadir el total que se ha recaudado en cada mesa:

Cuadro de diálogo Subtotales

Como es la recaudación de cada mesa aplicamos el subtotal en la columna mesa y como queremos calcular el importe total se agrega el subtotal a la columna importe, acuérdate de quitar la casilla de “Reemplazar subtotales actuales” o si no borrará lo que llevas hecho.

Subtotal y cuenta

Si te fijas ha aparecido una columna nueva, con unos numerillos, son los niveles de los subtotales si vas pulsando sobre cada uno de ellos verás cómo se pliega o se despliega.

Si quieres quitarlos puedes hacerlo también en la ficha DATOS en el botón DESAGRUPAR, con la opción, QUITAR ESQUEMA

Desagrupar

Otro ejemplo:

Ahora queremos calcular cuántas mesas ha servido cada camarero y cuánto ha cobrado en sus mesas, por lo que debemos ordenar por camarero e ir a SUBTOTALES y marcamos

Para cada cambio en la columna Camarero y usar la función Suma

Subtotales, función suma

Después volvemos, quitamos la casilla Reemplazar subtotales actuales y la función Contar sobre la columna Camarero:

Subtotales, función cuenta

Con lo que obtendríamos el resultado:

Camareros, mesas atendidas y total cobrado

Si quieres descargar el archivo para probar lo tienes [AQUÍ]

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