Tablas (o tablas de datos)

En Excel una tabla de datos es un conjunto de celdas que están ordenados en registros, filas, y campos, columnas, como si fuera una tabla de una base de datos; Excel trabaja con una tabla como una unidad.

Presenta algunas ventajas frente al trabajo con hojas convencionales:

  • Se mantiene un formato uniforme en toda la tabla.
  • Se generan automáticamente rangos con los nombres de las columnas
  • Puedes añadir filas, registros, de forma automática o insertarlos copiando y pegando, pasan a formar parte de la tabla y no es necesario actualizar el rango.
  • Si añades columnas se añadirá como un campo más.
  • Las fórmulas se actualizan en toda la columna a la vez.
  • En cálculos sencillos la fila de subtotales nos aporta una gran ayuda y tiene en cuenta los filtros aplicados a la tabla.

Crear tablas

Si importas datos de otra aplicación, se creará una tabla de datos, te dará la opción para Transformar datos, se abrirá en Power Query para limpiarlos y adaptarlos a tus necesidades, quitar columnas innecesarias, insertando campos calculados o combinando columnas de varias tablas.

También es posible que tengas los datos por otra vía, que los hayas copiado, que los hayas escrito, por ejemplo; en este caso podemos convertirlos en tabla.

Necesitarás que los datos estén ordenados en filas y columnas, sin filas vacías y con el mismo tipo de contenido, para evitar errores posteriores.

Selecciona cualquier celda de la tabla, vamos a Insertar>Tabla, se abre un cuadro de diálogo para confirmar el rango de celdas de la tabla y para confirmar si la tabla tiene encabezados.

También lo puedes hacer desde la Ficha Inicio>Dar formato como tabla.

Lo primero que notarás es que ha cambiado el formato de las celdas de la tabla, se puede modificar en Estilos de tabla, dentro de la ficha Herramientas de tabla.

En la fila de encabezados verás que están activados los filtros, se pueden aplicar directamente, también el orden de los registros.

La ficha Herramientas de tabla se activará si tienes seleccionada la tabla (cualquier celda) y en ella vas a encontrar las opciones para trabajar con las tablas:

Propiedades:

  • Puedes cambiar el nombre de la tabla y su rango.

Herramientas:

  • Resumir con tabla dinámica: insertará una tabla dinámica basada en esta tabla.
  • Quitar duplicados: Para eliminar las filas repetidas, en el cuadro de diálogo debemos marcar los campos que deben coincidir para que se consideren iguales:
  • Convertir en rango: volverá a la situación anterior a insertar la tabla, si se han añadido filas o columnas, también se convertirán.
  • Insertar segmentación de datos: Es una forma de filtrar muy cómoda y visual.

Datos externos: para trabajar con conexiones de datos

Opciones de estilo de tabla

La casilla Fila de encabezado la muestra u oculta.

Las casillas Primera columna y Última columna destacan estos elementos, aplicando negrita a su texto.

Filas con bandas y Columnas con bandas nos sirven para destacar filas o columnas alternativas, según el formato que esté marcado en Estilos de tabla

Botón de filtro activa o desactiva el botón de filtro de la fila de encabezados.

Es muy interesante la Fila de totales, se activará al final de la tabla y en cualquiera de las celdas puedes añadir las funciones que tiene preestablecidas (Promedio, Recuento, Suma, etc.) se tiene en cuenta los filtros que tenga aplicada la tabla.

En la barra de fórmulas verás que no ha utilizado la función SUMA sino una función propia de tabla.

Añadir filas o columnas

Lo puedes hacer desde el menú contextual del botón derecho del ratón o desde la ficha Inicio, cuando insertes filas o columnas se puede hacer como fila o columna de tabla, es lo que buscamos, las nuevas celdas pasan a la tabla directamente.

Es posible que necesites insertar más registros a tu tabla de datos, en este caso ve a la última fila y con la tecla tabulador vas pasando de un campo a otro, cuando llegues al final de una fila saltará a la siguiente, que se añadirá directamente a la tabla de datos.

Pero si necesitas añadir varias filas puedes hacer hueco y posteriormente copiar y pegar, si tiras de ese marcador añadirás filas en blanco y podrás rellenar con los datos que tengas.

Añadir fórmulas

Si en una tabla de datos necesitamos añadir una columna en la que se realice un cálculo, por ejemplo, el descuento, el IVA … primero insertamos la columna, ahora en la primera fila e insertamos la fórmula:

=D2*0.21 al pulsar la tecla Intro para finalizar, verás que la fórmula se copia en toda la columna.

Si en lugar de escribir el nombre de la celda la seleccionas para crear la fórmula, tendrás algo así:

=[@Importe]-0,21 (@Importe es el nombre de la columna)

Excel trabaja con las tablas de datos como una unidad, busca la integridad en los datos, no es necesario copiar las fórmulas en toda la tabla, además, si hay un cambio en la fórmula de una de los registros, se actualizará en el resto.

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