Excel. Búsquedas con las funciones INDICE y COINCIDIR

(Sin BUSCARV ni BUSCARX, eso otro día)

En este tutorial vamos a poner un ejemplo práctico con estas dos funciones; muchas personas limitan sus búsquedas a la función BUSCARV (o BUSCARH o BUSCAR), añadiendo estas dos funciones potenciamos mucho las búsquedas y no es necesario modificar los datos para que tengan el formato que pide BUSCARV, podrás buscar hacia la derecha o hacia la izquierda, además, muchos de vosotros todavía no tenéis activa la función BUSCARX, que podría sustituirlas.

COINCIDIR devuelve la posición de un valor dado, INDICE devuelve el valor de una celda sabiendo su posición en una matriz.

En el listado tenemos los vendedores con las ventas, queremos obtener un listado con los tres mejores vendedores y sus ventas; podría resolverse con un filtro, pero este listado cambiará diariamente y tendríamos que aplicar de nuevo los filtros, volver a copiar y pegar, aunque, está claro, hay más soluciones.

Lo primero será preparar una tablita como esta para añadir las funciones, lo vamos a hacer paso a paso, luego, si quieres puedes anidar las funciones para que sea más limpio.

  • La primera columna con las posiciones que buscamos.
  • La segunda, VENTAS, obtendremos la cantidad de ventas de la mejor vendedora, de la segunda y de la tercera mejores vendedoras.
  • En la tercera vamos a localizar la posición actual que ocupa en la tabla las ventas de la columna anterior.
  • En la cuarta localizaremos el nombre de la vendedora a la que corresponde la posición anterior.

VENTAS (K.ÉSIMO.MAYOR)

Si tenemos que localizar sólo a la mejor vendedora podríamos utilizar la función MAX, como necesitamos más posiciones tendremos que recurrir a otra, la función K.ÉSIMO.MAYOR, que nos localizará el mayor valor de una matriz, el segundo mayor valor … la posición K en la matriz.

La puedes encontrar dentro del grupo Estadísticas, y sus argumentos son:

  • Matriz: dónde buscamos los datos, en este ejemplo C2:C11
  • K: la posición, 1 si buscas a la mayor, 2 si buscas a la segunda, etc

Copiando la función en las otras dos celdas, obtendremos un listado de las tres mayores ventas.

Recuerda fijar los rangos con el signo $ o F4

En la columna posición en la tabla utilizamos la función COINCIDIR, nos devolverá la posición que ocupa cada una de las cantidades que busquemos.

Buscaremos el valor de la venta (columna H) en la columna de las ventas (Columna C), Excel nos dirá la posición que ocupa, esta posición la utilizaremos a continuación con la función INDICE.

Para localizar el nombre de los vendedores que han conseguido cada una de estas ventas utilizaremos la función INDICE:

En Matriz buscamos Núm_fila (la posición que tenemos del paso anterior) y Núm_columna (es 1 porque solo tenemos una columna) y nos devuelve el nombre de la vendedora o del vendedor que está en esa posición. Ya solo falta copiar hacia abajo, sí, tienes que fijar antes los rangos con $.

Esta función tiene otra forma, trabajando con varias áreas, es una forma de dar varias matrices.

Además de las matrices, el Núm_fila y el Núm_columna, nos pide el número de área. Nos puede resultar útil si tenemos la información dividida en áreas iguales.

  • En Ref daremos las matrices en las que queremos buscar, seleccionando con la tecla Ctrl o separando con punto y coma, recuerda ponerlas entre paréntesis, es preferible escribirla a mano, ya ves que da error en este punto.
  • Núm_fila: número de fila
  • Núm_columna: número de columna
  • Núm_área: En qué parte de la matriz estamos buscando, en este ejemplo, el segundo año del período, el número 2.

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