Filtros avanzados

Esta herramienta es poco utilizada por algunas personas, su nombre nos dice que será una forma de hacer filtros, cuando ya los tenemos en los encabezados de las columnas y no necesitamos nada más.

Pero los Filtros avanzados en Excel ofrecen algo más:

• Podemos escribir los criterios, serán más visibles y evidentes para otras personas.
• La herramienta puede copiar directamente los resultados a otro lugar
• Puedes filtrar los registros únicos (hace listados muy, muy rápidos)

La diferencia entre los filtros convencionales y los filtros avanzados es que con los filtros avanzados se puede extraer la información, mientras que con los filtros convencionales solo se visualiza.

Usando los filtros avanzados

Vamos a hacerlo paso a paso:

Échale un vistazo al libro, hay varias pestañas para que puedas hacer pruebas, trabajaremos sobre cada una de ellas.

Deja la hoja listado 1 como está y ve a la hoja listado 2

El listado de datos tiene encabezados con los campos que tenemos, esos mismos encabezados los copiaremos a otro lugar de la hoja, los vamos a usar para escribir los criterios.

Estos encabezados podrían ser solo los campos que queremos filtrar, pero no podrán ser más (más adelante veremos que se puede repetir un campo si quieres varios criterios)

Nuestro objetivo es filtrar dos comerciales: Francisco y María y extraer las ventas que han hecho en Cádiz., así que los criterios escribiremos dos líneas, una para Francisco y otra para María, en las dos pondremos como Localidad Cádiz.

El resto de criterios los dejamos en blanco para que no los use en el filtro.

Ahora vamos a Datos>Ordenar y filtrar>Avanzadas

En el cuadro de diálogo escribiremos o seleccionaremos los siguientes datos:

• Acción: Qué vamos a hacer con los datos, prueba primero a Copiar en otro lugar, siempre se podrán borrar en caso de error.
• Rango de la lista: Se puede escribir el rango o saltar al área de trabajo con le botón con la flecha.
• Rango de criterios: Esta es la parte importante: Debemos seleccionar la fila dónde están los encabezados y tantas como criterios se hayan definido.

En la primera fila tenemos Francisco y Cádiz, filtrará las ventas de Francisco en Cádiz; en la segunda fila tenemos a María y también Cádiz, si se hubiera dejado en blanco mostraría todas las ventas de María, sin importar la Localidad.

¿y si necesitamos las ventas de Francisco en Cádiz y Almería? Pues necesitaríamos dos filas una que tendría Francisco y Cádiz y otra que tendría Francisco y Almería.

Copiar a: Seleccionaremos la primera celda dónde queremos que se empiece a escribir el resultado, que lo hará hacia la derecha y hacia abajo.

Al Aceptar ya tendremos nuestro listado, si queremos otro podemos superponerlo al actual o hacerlo en otra celda.

Filtros avanzados con cantidades o fechas

Para complicar un poco la cosa, no es por gusto, es para que sea más útil, vamos a filtrar las ventas de Francisco que estén entre el 10 y el 15 de enero, se podrían añadir más criterios, claro.

Verás que he cambiado un poco la parte de los criterios: hay dos columnas que pone Fecha, son los dos criterios.

Habrá que definir la fecha inicial y la fecha final.

>=10/01/2000 para que sea mayor o igual

<=15/01/2000 para que sea menor o igual

Obtener un listado

Otra utilidad de esta herramienta es crear listados de registros únicos, por ejemplo, un listado de vendedores en una localidad en concreto, para que no se repitan sólo hay que marcar la casilla solo registros únicos.

En este ejemplo, las columnas fecha y cantidad no nos aportan información, ha tomado el primer registro, el resto los ignora, si hubiéramos necesitado una suma tendríamos que recurrir a otra herramienta, por ejemplo, Consolidar datos.

[Descarga el libro de trabajo]

También te lo dejo en vídeo